マクロをわかりやすく解説

マクロとは、操作内容を記録して自動的に実行してくれる機能のこと。
主な使用目的は、

■同じ操作を繰り返すとき
  売り上げなどの集計レポートは毎月や毎週、多いところでは毎日繰り返し行う作業です。これらの作業で、入力するデータはいつも違いますが、集計して印刷するという作業は毎回必ず同じ手順で行っていると思います。このように、ある作業の中で毎回同じ手順を繰り返し行っている部分があれば、そこだけでもマクロに登録すれば便利になります。

■複雑な操作をするとき
  手順が多くて複雑な作業もマクロに登録しておけば、いつでも間違えることなく実行できます。例えば学校で学期末の成績集計をするようなときです。テストの点数を入力した後は、科目ごとの成績や総合の成績など同じデータを必要に応じて並べ替え、集計をして成績表を印刷することになります。このような作業では、同じような手順がいくつも出てきて間違えやすいので、何度もやり直したりして手間がかかってしまうことがあります。毎日行う作業ではありませんが、このような作業もマクロに登録しておけば、その操作をExcelは決して忘れることはないので、いつでも正確に実行することが出来ます。

■時間のかかる操作をするとき
  手順が簡単な作業の組み合わせで、一つ一つの処理に時間がかかるような作業も、マクロを使うと便利です。例えば、大きなシートを何種類も続けて印刷するとき、印刷の操作は簡単ですが実行には時間がかかり、次の作業が中断してしまいます。このような時も、印刷に必要な手順を全てマクロに登録しておけば、一回のマクロの実行で順次全てのシートが印刷できるので、パソコンの前で持っている必要もなくなります。

マクロなら誰が実行しても同じ処理が再現される!
上記で紹介したように、マクロを登録しておくと普段の作業がとても楽になったり、手順を間違えて最初からやり直すようなミスも防げるのでとても便利です。